Privacybeleid

Waarom een privacy policy?

Woonzorgcentra Ocura vzw, met zetel te Herkenrodesingel 101, 3500 Hasselt, met ondernemingsnummer: 0443.072.838 (hierna “Ocura” of “Wij”) hecht grote waarde aan de bescherming van privacy en persoonsgegevens bij het verlenen van haar diensten.

Wij zullen persoonsgegevens dan ook uitsluitend verwerken in overeenstemming met de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna de “GDPR”) en andere relevante toepasselijke wettelijke voorschriften, waaronder o.a. de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

In het kader van dit privacybeleid wensen wij zorgvragers, als (mogelijke) ontvangers van onze diensten, in te lichten over de verwerking en de bescherming van hun persoonsgegevens door Ocura.

Het is mogelijk dat ons privacybeleid in de toekomst vatbaar is voor aanpassingen en wijzigingen. Deze zullen duidelijk gemaakt worden in onze privacy policy. Iedere substantiële wijziging zal steeds duidelijk gecommuniceerd worden en het voorwerp dienen uit te maken van een nieuwe toestemming, indien vereist.

Ons meest recent beleid inzake privacy zal tevens duidelijk en opnieuw gecommuniceerd worden in het kader van een opname.

Wie verwerkt de persoonsgegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke

Ocura is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens bij het leveren van haar diensten telkens zij, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen van de verwerking bepaald.

Ocura kan steeds bereikt worden via onderstaande gegevens:

                vzw Woonzorgcentrum Ocura

                Herkenrodesingel 101

                3500 Hasselt

                Ondernemingsnummer:             0443.072.838

                e-mail:                                                privacy@ocura.be

                website:                                             https://www.ocura.be/

Verwerker(s) / gezamenlijk verantwoordelijken

Ocura verwerkt de persoonsgegevens vaak middels tussenkomst van derde-dienstverleners die hiertoe duidelijke instructies ontvangen en dewelke persoonsgegevens enkel mogen verwerken conform de instructies van Ocura. Deze verwerkers kunnen steeds worden meegedeeld op verzoek en zijn verbonden met Ocura door middel van een verwerkersovereenkomst teneinde een verwerking in overeenstemming met de GDPR te waarborgen.

Het kan tevens voorkomen dat Ocura samen met een derde het doel en de middelen van de verwerking bepaald in welk geval Ocura dient beschouwd te worden als een gezamenlijk verantwoordelijke, samen met deze derde.

Ocura treedt occasioneel op als louter verwerker bij het verlenen van haar diensten. Dit telkens zij de verwerking doet ten behoeve van een verwerkingsverantwoordelijke. Ocura sluit met de betrokken entiteiten een verwerkersovereenkomst teneinde een verwerking in overeenstemming met de GDPR te waarborgen.

Ontvanger(s)

In het kader van haar dienstverlening naar de zorgvrager toe kan het noodzakelijk zijn dat Ocura persoonsgegevens verstrekt aan ontvangers in de zin van de GDPR.

Voorbeelden van doorgiften, dewelke steeds kaderen in het verstrekken van zorg aan, zijn:

• • het Rijksinstituut voor Ziekte-  en Invaliditeitsverzekering (RIZIV)
  • de wettelijk vertegenwoordiger
  • diensten van de overheid: enkel als zij het recht hebben op je informatie
  • zorgdiensten betrokken bij de zorg aan de zorgvrager
  • leveranciers van informaticasystemen

Algemeen inzake de verwerkingen door Ocura

Ocura verbindt zich ertoe bij de verwerking van persoonsgegevens de algemene wettelijke beginselen inzake de verwerking van persoonsgegevens na te leven.

Zo zal Ocura in het bijzonder in toepassing van het principe van minimale gegevensverwerking enkel deze gegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden, zoals bepaald in deze privacyverklaring.

De persoonsgegevens m.b.t. de zorgvrager, in het bijzonder de bijzondere categorieën van persoonsgegevens bedoeld in artikel 9.1. van de GDPR, zullen enkel worden verwerkt door gebruikers die deze in hoofde van hun functie moeten kunnen verwerken voor de rechtmatige verwerkingsdoeleinden beschreven in ons register van verwerkingsactiviteiten.

De verwerkingsmogelijkheden zijn voldoende fijnmazig gemoduleerd, zodat elke gebruiker slechts de persoonsgegevens kan verwerken m.b.t. de zorgvrager waarvoor dit in hoofde van zijn functie nodig is en over de tijdsperiode waarvoor dit in hoofde van zijn functie nodig is.

In het geval van bijzondere categorieën van persoonsgegevens bedoeld in artikel 9.1. van de GDPR zorgen Wij er steevast voor dat deze, onverminderd de algemene beginselen eigen aan elke verwerking van persoonsgegevens, enkel worden verwerkt indien er een bijzondere rechtsgrond voorhanden is.

Ocura erkent dat de beveiliging van persoonsgegevens een essentieel onderdeel is van gegevensbescherming. Daardoor neemt Ocura gepaste technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens van zorgvragers te beschermen tegen ongeoorloofde verwerking of ongeoorloofde toegang teneinde misbruik te voorkomen. Dit in overeenstemming met de vereisten van de GDPR.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Ocura verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens van jou wanneer men als zorgvrager gebruik maakt van onze diensten:

• • identificatiegegevens, zoals de naam en voornaam van de zorgvrager
  • persoonlijke kenmerken, zoals de leeftijd of het geslacht van de zorgvrager
  • fysieke kenmerken, zoals het gewicht van een zorgvrager
  • financiële en administratieve gegevens, o.a. met betrekking tot opname en facturatie, waaronder het lidmaatschap van het ziekenfonds
  • medische, paramedische en verpleegkundige gegevens evenals andere gegevens over de gezondheid, waaronder bijvoorbeeld medicatiegegevens
  • leefgewoonten, zoals de sociale contacten van een zorgvrager
  • psychische gegevens, zoals kenmerken van het karakter van een zorgvrager
  • samenstelling van de familie, zoals het aantal kinderen of andere verwanten
  • vrijetijdsbesteding, zoals de interesse voor bepaalde hobby’s of andere interesses
  • lidmaatschappen, zoals het lidmaatschap van een vereniging
  • consumptiegewoonten, zoals goederen en diensten waarover de zorgvrager beschikt
  • rijksregisternummer
  • beeldopname, bijvoorbeeld wanneer een zorgvrager door onze camera’s gefilmd wordt
  • Andere gegevens noodzakelijk voor het uitvoeren van de doeleinden bepaald of opgelegd door de wet.

Voor welke doeleinden worden je persoonsgegevens verwerkt?

Ocura verwerkt persoonsgegevens om de door de zorgvrager of andere zorgverstrekkers gevraagde of ontvangen diensten op een correcte wijze te leveren evenals haar overige activiteiten behoorlijk en in overeenstemming met de op haar rustende wettelijke verplichtingen uit te oefenen.

De verwerkingen van persoonsgegevens van zorgvragers zijn in hoofdzaak gericht op volgende doeleinden:

• • Zorgverstrekking: Het verrichten van preventieve geneeskunde of het stellen van een medische diagnose, het verstrekken van (medische, paramedische, verpleegkundige en sociale) zorg of behandelingen aan de zorgvrager of een verwant of het beheer van de gezondheidsdiensten, in het belang van de zorgvrager. 
  • Zorgadministratie: Het opvolgen van verblijf en behandeling van zorgvragers met het oog op facturatie.
  • Registratie en controle: Het registreren van medische gegevens en verblijfsgegevens van zorgvragers voor interne of door de overheid opgelegde doeleinden, evenals voor onderzoeks- en beleidsdoeleinden. Dat omvat ook controle op de veiligheid van de zorgvragers.
  • Geneesmiddelenbeheer: Verwerkingen met betrekking tot het voorschrijven en het afleveren van geneesmiddelen.
  • Klachtenbehandeling: Het registreren van persoonsgegevens van zorgvragers en/of hun vertrouwenspersonen teneinde te kunnen bemiddelen bij de aangebrachte klachten; het registreren van klachten.
  • Zorgkwaliteit: Verzameling en verwerking van alle gegevens met betrekking tot medische en paramedische diagnostische en therapeutische praktijken toegediend aan de zorgvragers met als doel de zorgkwaliteit te verbeteren.
  • Wetenschappelijke registratie: De registratie van (medische) persoonsgegevens die een epidemiologisch, wetenschappelijk en/of beheersmatig karakter hebben met het oog op doelstellingen over research, onderwijs of objectieven, opgelegd door de federale of regionale overheden.
  • Interne informatieverstrekking: Het voorzien van een periodiek bewonerstijdschrift evenals het informeren van bewoners en medewerkers van Ocura over organisatorische zaken en/of nieuwigheden.

De zorgvrager verschaft vaak zelf de persoonsgegevens aan Ocura en kan op die manier een zekere controle uitoefenen op de juistheid en minimalisatie ervan. Indien bepaalde gegevens onjuist of onvolledig zouden zijn,

kan Ocura beslissen in afwachting van de aanvulling of correctie bepaalde diensten te schorsen.

Op welke manier ontvangen wij je persoonsgegevens?

In de regel verwerven Wij gegevens rechtstreeks vanwege de zorgvrager zelf, door deze gegevens uitdrukkelijk op te vragen. Indien dit niet mogelijk blijkt (bv. door de predispositie van de zorgvrager) dan kunnen Wij de gegevens ook bekomen door deze op te vragen bij een wettelijke vertegenwoordiger of een familielid.

Daarenboven verwerven Wij tevens gegevens wanneer Wij deze ontvangen van andere instanties betrokken bij het verlenen van zorg aan de zorgvrager.

Op welke manier verwerken wij je persoonsgegevens?

Wij verwerken je gegevens via: 

• • de opname ervan in onze overeenkomsten met zorgvragers of derden
  • het importeren ervan in onze informaticasystemen of informaticasystemen van derden
  • de opname ervan in ons bewonerstijdschrift 
  • de opname ervan op onze interne informatieborden

Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren gegevens van de zorgvrager, wanneer zulks wettelijk geregeld is, in overeenstemming met de wettelijk bepaalde termijn.

Bij gebreke aan een wettelijke bepaalde termijn bewaren wij gegevens van de zorgvrager niet langer dan noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt.

Wie heeft er toegang tot persoonsgegevens?

De persoonsgegevens m.b.t. de zorgvrager, in het bijzonder de bijzondere categorieën van persoonsgegevens bedoeld in artikel 9.1. van de GDPR, zullen enkel worden verwerkt door gebruikers die deze in hoofde van hun functie moeten kunnen verwerken voor de rechtmatige verwerkingsdoeleinden beschreven in ons register van verwerkingsactiviteiten. De verwerkingsmogelijkheden zijn voldoende fijnmazig gemoduleerd, zodat elke gebruiker slechts de persoonsgegevens kan verwerken m.b.t. de zorgvrager waarvoor dit in hoofde van zijn functie nodig is en over de tijdsperiode waarvoor dit in hoofde van zijn functie nodig is.

In het algemeen verschaffen wij enkel toegang tot deze gebruikers dewelke noodzakelijkerwijs toegang dienen te hebben tot de persoonsgegevens van de zorgvrager. Het betreft o.a. in functie van hun respectievelijke taak in het kader van de zorgverstrekking:

• • de arts van de zorgvrager
  • directie
  • verpleegkundigen en zorgkundigen van Ocura
  • het paramedisch personeel zoals kinesisten, psychologen, diëtisten, keukenpersoneel …
  • leveranciers van geneesmiddelen
  • administratieve medewerkers: secretariaat, de dienst opname en facturatie
  • andere medewerkers of leveranciers van Ocura, bv: onze technische diensten
  • onze functionaris voor gegevensbescherming

Wat zijn je rechten?

Recht op inzage – recht op rectificatie – recht op wissing

De zorgvrager dewelke op afdoende wijze zijn identiteit bewijst heeft het recht om van Ocura uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van de persoonsgegevens.

De zorgvrager heeft daarbij het recht om meer informatie te krijgen over de verwerkingsdoeleinden, de categorieën persoonsgegevens die verwerkt worden, de ontvangers van de persoonsgegevens, de (criteria om de) termijn (te bepalen) gedurende dewelke jouw persoonsgegevens zullen worden opgeslagen en de rechten die hij of zij kan uitoefenen overeenkomstig de GDPR. Dit in zoverre de zorgvrager zou oordelen dat huidige informatieverstrekking nadere toelichting behoeft.

Zorgvragers zullen voorafgaand aan hun opname in kennis worden gesteld van het privacyreglement dat op hen van toepassing is.

Indien de zorgvrager wenst om zijn recht op inzage / rectificatie / wissing te gebruiken, zal Ocura hieraan gevolg geven binnen één (1) maand na het ontvangen van de aanvraag en enkel indien dit recht bestaat. De aanvraag gebeurt via aangetekende zending of via een mail naar: privacy@ocura.be

Persoonsgegevens die onvolledig of onnauwkeurig zijn kunnen steeds verbeterd of uitgewist worden. De zorgvrager kan zijn recht op verbetering uitoefenen door een aanvullende verklaring te verstrekken aan Ocura. Ocura zal hieraan gevolg geven binnen één maand na het ontvangen van de aanvullende verklaring.

Een zorgvrager heeft daarenboven het recht om zonder onredelijke vertraging zijn persoonsgegevens door Ocura te laten wissen. De zorgvrager kan slechts beroep doen op dit recht in de hiernavolgende gevallen dewelke Ocura zal beoordelen:

• • Wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt.
  • Wanneer de zorgvrager zijn toestemming intrekt en geen andere rechtsgrond bestaat voor de verwerking.
  • Wanneer bezwaar wordt gemaakt tegen de verwerking en geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan.
  • Wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt.
  • Wanneer de gegevens moeten worden gewist overeenkomstig een wettelijke verplichting.

Recht op beperking van de verwerking / recht van bezwaar 

Als zorgvrager heb je het recht van Ocura een beperking van de verwerking te bekomen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

• • De juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist.
  • De verwerking van Ocura blijkt onrechtmatig en men wenst geen wissing van de persoonsgegevens.
  • Ocura heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, doch de zorgvrager heeft deze nog nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
  • Ocura dient de aanwezigheid van de gronden voor het wissen van de persoonsgegevens te beoordelen
    en dit gedurende deze periode.

De zorgvrager heeft bovendien ten alle tijde het recht om vanwege de met hem specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. Ocura staakt hierna de verwerking van de persoonsgegevens, tenzij Ocura dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking van de persoonsgegevens kan aanvoeren die zwaarder wegen dan het recht op bezwaar.

De zorgvrager heeft daarnaast het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit wanneer hieraan rechtsgevolgen zijn verbonden of zulk besluit de zorgvrager in aanzienlijke mate kan treffen.

Tot slot heeft een zorgvrager het recht te allen tijde bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketing.

Indien de zorgvrager wenst een recht op bezwaar / beperking van de verwerking te gebruiken, zal Ocura hieraan gevolg geven binnen één (1) maand na het ontvangen van de aanvraag. De aanvraag gebeurt via aangetekende zending of via een mail naar: privacy@ocura.be.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid 

De zorgvrager heeft het recht om de aan Ocura verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen indien de verwerking gebeurt op basis van toestemming.

Daarnaast heeft de zorgvrager het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke wanneer de verwerking van de persoonsgegevens louter rust op toestemming.

Indien een zorgvrager wenst om zijn recht op gegevensoverdraagbaarheid te gebruiken, zal Ocura hieraan gevolg geven binnen één (1) maand na het ontvangen van de aanvraag. De aanvraag gebeurt via aangetekende zending

of via een mail naar: privacy@ocura.be

Recht op vergetelheid 

Telkens wanneer een zorgvrager Ocura terecht heeft verzocht om gegevens te rectificeren, te wissen of nog beperkt te verwerken zal Ocura elke ontvanger van deze persoonsgegevens hiervan in kennis stellen, tenzij dit onmogelijk blijkt of onredelijk veel inspanning zou vergen. Een zorgvrager kan ook steeds informatie ontvangen over deze ontvangers.

Recht op het intrekken van toestemming / het recht om klacht in te dienen 

Een zorgvrager heeft steeds het recht om zijn toestemming in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet. Daarnaast heeft een zorgvrager het recht om klacht in te dienen betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens door Ocura bij de bevoegde toezichthoudende autoriteiten.

Indien een zorgvrager wenst jouw recht op inzage te gebruiken, zal Ocura hieraan gevolg geven binnen één (1) maand na het ontvangen van de aanvraag. De aanvraag gebeurt via aangetekende zending of via een mail naar: privacy@ocura.be.

Recht op informatie / transparantie 

Bij de uitoefening van de rechten door een zorgvrager zal Ocura steeds handelen in overeenstemming met de GDPR en zodoende alle in de GDPR vereiste informatie verschaffen in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijke toegankelijke vorm dewelke de zorgvrager in een eenvoudige taal zal ontvangen. Dit o.a. door het ter beschikking van deze policy op de website van Ocura.

Ocura zal alle redelijke inspanningen leveren teneinde de zorgvrager voorafgaand aan de verwerking te informeren over deze policy.

De termijnen voor het beantwoorden van de verzoeken kan in uitzonderlijke omstandigheden, waaronder de complexiteit / veelheid van de verzoeken, verlengd worden.

Ocura zal daartoe binnen de maand na ontvangst van een verzoek de zorgvrager in kennis stellen van deze verlenging en van het waarom van deze verlenging.